学好《档案管理制度》,建立良好档案管理借阅制度

2022-07-06

     为切实加强市保障性住房项目档案的管理,确保资料齐全、管理规范、使用有序、保管齐全、现将《档案管理制度》公布,方便各科室、部门学习,提高各科室、部门工作效率,切实贯彻学党史深刻内涵,推进为群众办实事,解难事。


档案管理制度

 

第一章  立卷归档

第一条  归档范围:凡是本单位工作业务中发生的文件、材料均应全部归档。

第二条  归档时间:档案管理人员必须在每月月初10日前将已完成具有保存价值的文件材料向档案室移交归档。

第三条  归档要求:

1)应当归档的文件材料必须齐全完整;

2)归档文件材料应当按规定分类组卷、归档。完成的案卷能正确反映本科室工作职责的基本面貌,便于保管和利用;

3)档案移交必须编制移交目录,交接双方履行移交签字手续。

第二章  查阅借阅

第一条  查阅借阅档案人员要认真执行各项档案管理制度,履行查阅借阅手续,听从档案管理人员指挥。

第二条  工作人员需要查阅一般性档案,须经科室负责人批准后到档案室登记查阅,借阅档案须经主管领导批准后方可借阅,借阅期间必须妥善保管并在使用完毕后限期归还。

第三条  查阅借阅者须爱护档案,不得拆卷、污损、圈点、划线、涂改和转借,不得翻阅其它无关资料,未经批准不得将档案带出室外。

第四条  查阅人需摘抄或复印材料要征得管理人员同意,领导批准,并进行登记签字,摘抄或复印的材料,加盖档案复印专用章方可带出。

第五条  借阅档案归还时,档案管理人员要认真清点,仔细检查,放回原位,不得错位,并做好归还记录。

第六条  凡遇节假日特殊情况,档案室有权随时收回借出的档案、材料,做好安全保密等工作。

第七条  凡在借阅过程中造成案卷散失,污损或不归还者,应按《档案法》及有关规定严肃处理。

第三章  档案保密

第一条  高度认识档案保密工作的重要性,严格遵守有关法规和制度。

第二条  任何人查阅借阅档案必须办理登记手续,凡涉及保密内容的文件资料,必须经分管领导批准。

第三条  档案人员要提高安全保密意识,如发现情况要冷静分析判断,及时报告领导。

第四条  未经批准,任何人不得私自带出档案;档案工作人员不得私自摘抄、复制、拍照、传播具有保密性质的档案内容。

第五条  因需要经批准摘录涉密档案材料的,须妥善保管,用后销毁,如发生泄密问题,后果由利用者负责。

第六条  非档案管理人员不得随便进入档案库房,随时关好门窗,确保档案安全。

第七条  档案工作人员或利用者,如有违反保密规定的,视情节轻重按有关规定处理。

第四章  档案统计

第一条  充分认识档案统计工作的重要性,纳入档案室工作议事日程,加强领导,明确专人,认真落实。

第二条  对档案室保管的各门类档案资料,每年要进行统计,按统一规定的统计范围、格式、项目、要求和计量单位逐项统计,一律用阿拉伯数字填字,按规定时间汇总上报,确保年报质量。

第三条  在接收、移出、销毁库存档案时,必须及时登记统计;对立卷档案,必须及时抄好案卷目录。

第四条  对档案资料的利用、查阅借阅人次、卷数等要详细登记。

第五条  统计人员要认真对待统计工作,积极收集和积累原始数据,坚持实事求是的原则,统计工作要及时,统计数据必须准确可靠。

第五章  库房管理

第一条  档案柜要合理放置,统一编号、编写目录、页码,并装订成册,档案资料排放要科学合理、要统一。

第二条  加强治安保卫工作,严防档案资料被盗,确保资料安全。

第三条  严禁室内吸烟、生火、点蜡烛,停电时应手电照明,不可使用明火器具,严禁存放易燃易爆物和其它杂物。

第四条  切实保管好各类档案,做到“二勤”措施(勤检查、勤调查);内有“十防”措施(防盗、防水、防火、防漏、防尘、防潮、防光、防污染、防有害生物、防高低温),并定期检查、通风。

第五条  保持库内清洁,做好温湿度记录,使库房相对湿度保持在45%-60%,温度保持在14-24℃左右为宜,供暖季节随时检查暖气管道情况,杜绝漏水事故发生,如有异常及时采取措施。

第六条  档案的摆放应做到整齐、美观、远离窗户,随时做好保洁工作。

第七条  档案人员必须认真收集各类需要归档的文件、资料、报表等,按时做好立卷整理工作。

第八条  做好各部门档案移交工作,办好移交手续。

第六章  鉴定销毁

第一条  档案材料必须根据其保管期限进行鉴定,对于失去保存价值的档案材料可予以销毁。

第二条  组织档案鉴定销毁领导小组,由分管领导负责,档案室牵头,有关部门专(兼)职档案人员组成,共同对所鉴定的档案材料进行审核和监销。

第三条  通过鉴定需要销毁的档案材料,必须编制清册,并由鉴定领导小组逐一审核。确认无误后,签署意见。

第四条  鉴定工作完成后,由档案室和鉴定领导小组对所要销毁的档案材料写出鉴定小结和销毁报告,报请主要领导批准。

第五条  要指定专人在规定的时间和地点进行销毁,任何人者不得擅自处理或任意分散。

第六条  销毁档案时,须由二人以上监销,监销人应在销毁清册上签字,并注明销毁的方式和日期。

第七条  销毁后,必须在原目录上注销,并说明鉴定和销毁日期。

第八条  《档案销毁清册》及报批手续要及时归入全宗卷,妥善保存。

第七章  档案人员岗位职责

第一条  热爱本职工作,全面了解和掌握档案室情况。

第二条  对本单位档案室保管的档案科学分类、排列、编号,排列整齐,与存放索引相一致。

第三条  定期检查和核对档案内容和数量,以及存放的顺序和位置,做到心中有数。

第四条  搞好档案室内的清洁卫生,档案室内要适时投放和更换防虫药物,严禁虫、鼠害发生。

第五条  要定期检查防火、防水、防盗等安全设施,使设施保持完好状态。

第六条  根据季节变化,及时掌握档案室温湿度。

第七条  及时采取防光、防尘等措施,以减少对档案的损害,定期抽查档案保管情况,及时掌握档案的破损、褪变程度和数量及其原因。

第八条  严格遵守机要保密制度,非档案室人员未经许可不准入室,进入时须由管理人员陪同。

第九条  管理人员离开档案室时,应断绝电源,关锁门窗,钥匙应妥善保管。

第十条  遵守纪律,服从领导,认真负责,积极工作。

第十一条  完成领导交办的其它临时工作。